2014/12/16

入力としての Excel アンケート

Excel ユーザーが「入力・計算・出力」の考え方で Excel や Office 365 のサービス/仕組みを適所適材で使うことが Office 365 の活用の早道である。

Excel Services が出力Office 365 SharePoint リストが入力で活用できることはすでに述べたが、もうひとつ Excel ユーザーとしてぜひ知っておきたいクラウド機能がある。

それが、Excel アンケート機能だ。

Excel アンケートとは

実は Excel アンケート機能は Office 365 だけの機能ではない。マイクロソフトがコンシューマー向けに提供している OneDrive でも Excel アンケートを利用できる。

OneDrive の Excel アンケート

企業向けの Office 365 OneDrive for Business さらには外部共有を許可した SharePoint Online のドキュメント ライブラリーでも Excel アンケートを作成することができる。外部共有を許可していないサイト コレクションのドキュメント ライブラリーでは作成からメニュー表示されないので注意していただきたい。

SharePoint ドキュメント ライブラリーの Excel アンケート

この Excel アンケートは、アンケートをお願いしたいユーザーに Excel を送るようなものではない。
アンケートを作成すると、そのアンケートは Web ページとなる。Excel アンケートの URL を受け取ったユーザーが Web を通してアンケートに答えると、その結果が OneDrive や SharePoint ドキュメント ライブラリーの Excel に入力される、というものだ。

アンケートを作成するのはいたって簡単だ。Web ページを作るといった感覚は全くない。

アンケートを作成する

OneDrive でも SharePoint Online ドキュメント ライブラリーでも Excel アンケートの作成方法は一緒だ。Excel アンケートを選ぶと「アンケートの編集」画面が表示される。「タイトル」や「説明」の入力欄がある。


さらに質問項目のエリアをクリックすると質問設定入力のエリアが表示される。


回答のタイプとして7種類用意されている。「段落の内容」はわかりづらい表現だが、「テキスト」が一行テキストであり、「段落の内容」は複数行テキストボックスである。

数値タイプでは書式が選択可能だ。「通貨」は自動的に日本の場合は円(\)が設定される。

選択肢タイプでは選択項目を入力・設定することが可能だ。

こうやってアンケートを完成させると、質問が列名の Excel ワークシートができあがる。


アンケートを共有する

作成されたワークシートのリボンのテーブルのセクションに「アンケート」がある。▼ を押して「アンケートの共有」を選択する。

アンケートの共有ダイアログに URL が表示される。これをコピーしてアンケート対象者に送る。SharePoint Online の場合は、URL がかなり長いので URL 短縮サービスを使うことをお勧めする。コンシューマー向けの OneDrive には共有リンク作成の際に URL 短縮機能がついている。


URL を開くと以下のような Web ページが表示される。


このアンケートの各質問項目に答えて [送信] をユーザーが押すと、その内容が Excel に反映されるのだ。

一度作ったアンケートの修正も可能だ。また、アンケートの URL を無効にすることもできる。

注意点はまだ微妙な実装があるところだろう。致命的ではないが、たとえば、[Yes/No] はアンケートでは [はい/いいえ] になるが、入力される値は既定値のままだと英語で、ドロップダウンリストから選択すると日本語になったり(この対応は選択肢タイプで「はい/いいえ」を作ればよい)、数値で書式をパーセンテージにして 10 と入れると 1000% になる。 0.1 といれれば 10% といったものだ。日付の入力などはYYYY/MM/DD を入力させるよりは日付ピッカーが欲しいところだ。このあたりは実際に試して確認することをお勧めする。

ピボットテーブルで計算、Excel Services で出力

このアンケート機能によって入力部分におけるメリットはすぐに理解できるだろう。アンケート結果は自動的に Excel に入力されるが、本質は「集計」である。この集計をピボットテーブルで行うことを前提として質問項目を設定するのがポイントだ。(フリーでなるべく入力させずに、選択肢から選択させることでデータを集計しやすくする、など)もちろん、アンケート結果は「テーブル」形式であり、ピボットテーブルは元データの範囲を指定しなおすことなくデータの増減に対応する。さらにピボットテーブルからグラフを作成し、ダッシュボード的なシートを作って Excel Services で表示することで、即時に結果を確認することが可能になる。(ただし、現状(2014/12)確認している限りでは Excel Services からのピボットデータ更新は不安定なときがある。(更新されない)ローカルの Excel で開いてピボットの更新、保存で対応する必要がある。)

まだ安定しているとは言えないが、今後のクラウドにおける Excel の方向性と可能性を感じることができるサービスであることは間違いない。コンシューマー向けの OneDrive でも利用可能なので、是非体験してほしい。

残念ながらできないこと

Excel アンケートは匿名アクセスを許可しているようなものなので「だれが」入力したかをシステム的に知ることはできない。そのため名前や ID などをアンケートの質問項目として自己入力してもらう必要がある。

さらに、「いつ入力したか」を知る術も現在のところない。Excel には TODAY() や NOW() などの関数があるが、アンケートからは関数を既定値として入力することができず、また、Excel ユーザーであれば気づくと思うが、この関数を使ってしまうと「常に再計算」される可能性があり、入力時点の日付や時間ではないことに気が付くだろう。

これらを解決したいのであれば、SharePoint の外部ユーザー招待を使って SharePoint リストでアンケートを実施するしかない。しかし、そうなると匿名アクセスはできず(だれが、を知るには当たり前だが)、必ずマイクロソフト アカウントもしくは Office 365 の組織アカウントでサインインしてもらう必要が出てくる。Office 365 ユーザー同志であれば問題ないが、一般ユーザーがアカウントの使い分けを熟知しているケースは少ないため、実際問題としては広く活用することはないだろう。

[参照] SharePoint Online 環境の外部共有を管理する
https://support.office.com/ja-jp/article/SharePoint-Online-%E7%92%B0%E5%A2%83%E3%81%AE%E5%A4%96%E9%83%A8%E5%85%B1%E6%9C%89%E3%82%92%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%81%99%E3%82%8B-c8a462eb-0723-4b0b-8d0a-70feafe4be85

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PowerBI コミュニティ勉強会の 沼口 です。
https://powerbi.connpass.com/
最近の Excel は Office 365 のクラウドサービスと 連携する方向性が打ち出されています。この「Road to Cloud Office」ブログでは、Excel ユーザーの視点から Power BI Service や、Office 365 の活用方法を模索した結果をお伝えしています。
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